Bestellabwicklung – Übersicht
Die Auftragsabwicklung folgt auf die Vertragsbearbeitung nach Abschluss eines Vertrags. In diesem Prozess werden der Verkaufsvertrag und die zugehörigen Dokumente sowie die Kundendaten erneut überprüft. Anschließend löst der regionale Vertriebsadministrator die Fahrzeugbereitstellung aus und gibt eine Bestellung auf, falls das Fahrzeug nicht auf Lager ist. Der Prozess endet mit der Information des Kunden über den Status seiner Bestellung und mit einer Bestätigung durch das zuständige lokale Vertriebsunternehmen.
Status
Stufe 2 – Modellierung inkl. Satelliten
Zweck
Kundenbestellungen schnell, korrekt und transparent bearbeiten. Bestellungen innerhalb von max. zwei Arbeitstagen vollständig erfassen, prüfen und zur Lieferung freigeben.
Startereignis
Vertrag finalisiert
Endereignis
Kunde ist informiert
IT-Systeme
A-PLAN · HLPN-1 · PRO-ORDER
Prozessschnittstelle (eingehend)
Vertragsverhandlung und -abschluss
Übergeordneter Prozess
Verkaufsprozess (Ist)
Input / Output
Input: Neufahrzeug-Reservierung, Neufahrzeug-Kaufvertrag, Neufahrzeug-Verkaufsauftrag
Output: Neufahrzeug-Reservierung, Neufahrzeug-Verkaufsauftrag
Output: Neufahrzeug-Reservierung, Neufahrzeug-Verkaufsauftrag
Interaktiver Prozessablauf
Klicken Sie auf eine Aktivität (grün), um Details, Verantwortlichkeiten und IT-Systeme anzuzeigen. Nutzen Sie Mausrad oder die Schaltflächen zum Zoomen.
Ereignis
Funktion / Aktivität
XOR-Verknüpfung
Organisation
IT-System
ARIS-Referenztabellen
Vollständige Dokumentation aller Prozesselemente aus der ARIS-Modellierung.
Aktivitäten
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Bestellung anlegen | Der regionale Vertriebssachbearbeiter muss einen neuen Fahrzeugverkaufsauftrag anlegen, wenn das gewünschte Fahrzeug nicht auf Lager ist. Die Erstellung des Auftrags erfolgt im PRO-ORDER-System. Das Risiko einer ungültigen Auftragsbearbeitung ist zu beachten. |
| Eingabe der Fahrzeugdaten und -details | Der regionale Vertriebssachbearbeiter gibt die Fahrzeugdaten und -details im PRO-ORDER-System ein. Alle für die Eingabemaske benötigten Informationen sind im Fahrzeugkaufvertrag enthalten. |
| Fahrzeug zuordnen | Der regionale Vertriebssachbearbeiter kann ein neues Fahrzeug zuordnen, wenn das gewünschte Fahrzeug auf Lager ist. Dabei wird eine neue Fahrzeugreservierung erstellt. Dieser Schritt wird durch das HLPN-1-System unterstützt. |
| Kaufvertrag und Unterlagen prüfen | Der Verkäufer des lokalen Händlers prüft den Neufahrzeug-Kaufvertrag und weitere Unterlagen, um festzustellen, ob die Dokumentation vollständig ist oder nicht. |
| Kopie Bestellung zur Bestätigung an Vertragshändler schicken | Der regionale Vertriebssachbearbeiter sendet eine Kopie der Fahrzeugreservierung als Bestätigung an den Vertragshändler. Voraussetzung ist eine zugewiesene und gedruckte Fahrzeugreservierung. |
| Kopie Kaufauftrag zur Bestätigung an Vertragshändler schicken | Der regionale Vertriebssachbearbeiter muss den Vertragshändler über den neuen Fahrzeugverkaufsauftrag informieren. Dazu sendet er eine Kopie des Auftrags als Bestätigung. |
| Kunde über Auftragsstatus und Bestätigung informieren | Die Reservierung oder den Verkaufsauftrag des gewünschten Fahrzeugs halten. Der Verkäufer des lokalen Händlers informiert den Kunden über den Auftragsstatus und die Bestätigung. So erhält der Kunde Informationen über die endgültige Lieferung. |
| Kundenstammdaten anlegen | Wenn die Kundenstammdaten nicht vorhanden sind, muss der regionale Vertriebssachbearbeiter ein neues Kundenprofil im A-PLAN-System anlegen. A-PLAN ermöglicht auch die Bearbeitung von Kundenstammdaten. Die Eingabe erfolgt anhand des korrekten Kaufvertrags. |
| Prüfen, ob Fahrzeug auf Lager | Nachdem alle Fahrzeuginformationen vom regionalen Vertriebssachbearbeiter bereitgestellt wurden, wird der nächste Prozessschritt ausgelöst. PRO-ORDER führt eine automatische Prüfung durch, ob das Fahrzeug auf Lager ist. |
| Prüfen, ob Kundenstammdaten vorhanden | Mit Zugriff auf den korrekten Fahrzeugkaufvertrag prüft der regionale Vertriebssachbearbeiter, ob Kundenstammdaten in der PRO-ORDER-Datenbank vorhanden sind. Das PRO-ORDER-System ermöglicht die Ansicht und Bearbeitung aller Kundenstammdaten im Unternehmen. |
| Unterlagen mit Verkäufer korrigieren | Wenn der erste Vertragsentwurf mangelhaft ist, muss der regionale Vertriebssachbearbeiter die Dokumentation korrigieren. Er wird dabei vom Verkäufer des lokalen Händlers unterstützt, der ihm bei der Anpassung des Fahrzeugkaufvertrags hilft. |
Organisationen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Regionaler Vertrieb Sachbearbeiter | Die Rolle des regionalen Vertriebssachbearbeiters gehört zur regionalen Vertriebsorganisationseinheit. Zu den Aufgaben dieser Person gehören alle Planungs- und Controllingaktivitäten im Vertriebsbereich des Unternehmens. |
| Lokaler Händler Verkäufer | Der Personentyp lokaler Händlerverkäufer ist eine untergeordnete Rolle der lokalen Händlervertriebseinheit. Diese Einheit führt die Funktionen im Prozess aus. |
Daten
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Neufahrzeug-Kaufvertrag | Kaufvertragsdokument für ein Neufahrzeug zwischen Kunde und Händler. |
| Neufahrzeug-Reservierung | Reservierungsdokument für ein Neufahrzeug aus dem Lagerbestand. |
| Neufahrzeug-Verkaufsauftrag | Verkaufsauftrag für ein Neufahrzeug, das bestellt werden muss. |
IT-Systeme
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| PRO-ORDER | Das Bestellabwicklungsmodul ist Teil des ProOn Software-Systems und bietet Funktionalitäten für die Lieferungen des CKD. |
| HLPN-1 | System zur Fahrzeugzuordnung und Reservierungsverwaltung im Lagerbestand. |
| A-PLAN | A-Plan ist Teil der Anwendungssystemklasse Marketing & Vertrieb. Es ist ein Werkzeug zur Bearbeitung von Aufträgen für CKD-Lieferungen. |